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Edición Simultánea de documentos

Publicado: julio 13, 2012 de Miguel Pradel en General

SharePoint 2010 ofrece la posibilidad de edición simultánea. Es decir, que el mismo documento lo esten editando varias personas en el mismo instante.

Sólo hace falta que las personas que van a editar el documento tengan los permisos correctos para ello. También es necesario habilitar el versionado de los documentos. Esta opción la encontramos en las Características de Biblioteca. Una vez hemos entrado la configuración de las versiones, hay que elegir crear alguno de los dos tipos de versiones. En el ejemplo se ha seleccionado versiones mayores y minores.

Por último, hay que configurar el requerimiento de Check Out. Se configura para que no haga falta el Check Out para editar el documento, como en la imagen de ejemplo de abajo.

Y no hace falta nada más. Ahora, si varios editan a la vez el documento, en la ventana del Microsoft Word, abajo a la izquierda, nos mostrará las personas que están editando.También en el documento se irán viendo los fragmentos añadidos por cada uno.

Espero que sea útil.

SharePoint Foundation 2010 + iFilter PDF

Publicado: febrero 13, 2012 de Alberto Martín Gallego en SharePoint Configuración

Previa instalación y configuración del iFilter en el servidor SharePoint Foundation 2010 comentar que de forma estándar SharePoint Foundation 2010 no dispone de una interfaz para agregar IFilters y extensiones de archivos adicionales. Para agregar otros tipos de archivo necesarios para el rastreo del motor de búsqueda, siga el siguiente proceso. El ejemplo siguiente muestra cómo hacerlo para archivos PDF.

1. Copie el contenido indicado más abajo en un archivo con la extensión VBS y guárdelo localmente (por ejemplo, guarde el archivo con el nombre AddExtension.vbs)
—————–
Sub Usage

WScript.Echo «Usage: AddExtension.vbs extension»
WScript.Echo

end Sub

Sub Main

if WScript.Arguments.Count < 1 then
Usage
wscript.Quit(1)
end if

dim extension
extension = wscript.arguments(0)

Set gadmin = WScript.CreateObject(«SPSearch4.GatherMgr.1», «»)

For Each application in gadmin.GatherApplications
For Each project in application.GatherProjects
project.Gather.Extensions.Add(extension)
Next
Next

End Sub

call Main

———————–

2. Copie el archivo creado anteriormente en el servidor de Sharepoint Foundation

3. Ejecútelo desde el símbolo del sistema

> AddExtension.vbs WScript (pdf)

4. Registre el IFilter para PDF como sigue:

4-1. Busque la clave del registro «HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Shared Tools\Web Server Extensions\14.0\Search\Setup\ContentIndexCommon\Filters\Extension\»
4-2. Con el botón secundario del ratón seleccione: [nuevo]-[Key]. A continuación, especifique el nombre de la clave «.pdf»
4-3. Con el botón derecho (predeterminado) del ratón encima de la clave «.pdf» seleccione a continuación «Modificar»
4-5. Especifique el valor «{E8978DA6-047F-4E3D-9C78-CDBE46041603}»
4-6. Reinicie SPSearch4

5. Ejecute un rastreo como se indica a continuación: stsadm – o spsearch –action fullcrawlstart

http://support.microsoft.com/kb/2518465

http://www.adobe.com/support/downloads/detail

Agradecer este post a Gustavo Velez

Añadir por codigo un grupo de usuarios a un grupo

Publicado: enero 20, 2012 de Miguel Pradel en SharePoint Desarrollo

A continuación se detalla como realizar, por código, la funcionalidad de añadir un grupo de usuarios dentro de otro grupo. Por ejemplo, si hay un grupo existente y se quiere añadir al grupo de visitantes de un sitio.

Por código a un grupo se le añade un usuario mediante la función AddUser. Esta función permite añadir un usuario al grupo de dos formas. O bien creando una instancia del objeto SPUser, y pasándole ese objeto a la función; o bien pasándole a la función 4 parámetros de tipo string: el loginName, que es el nombre del usuario incluyendo el dominio; el email, con la dirección de correo electrónico del usuario; el name, que es el nombre que se muestra en la sesión del usuario; por último notes, con notas con respecto al usuario. Por lo tanto AddUser sólo admite o un objeto SPUser o los parámetros que definen un usuario. Sin embargo, para añadir un grupo de usuarios con la función AddUser se le pasa a la función el nombre del grupo a añadir, incluido el dominio, y otros tres parámetros de tipo string.Empty. De esta forma se pasa por código un grupo de usuarios usando la función AddUser de un objeto SPGroup.

Espero que sea de ayuda.

Un saludo

Imagenes con enlaces en tu SharePoint 2010

Publicado: diciembre 30, 2011 de Miguel Pradel en SharePoint Personalización

Esta breve entrada es una pequeña recomendación para poder meter en una página de SharePoint 2010 imágenes con enlaces a otras páginas. Este ejemplo sirve sólo para páginas SharePoint de tipo wiki.

El primer paso es editar la página en la que se mostrará la imagen. Para eso se pulsa en el botón Site Actions y después en Edit Page:

A continuación se pula en la página donde se desee introducir la imagen y se pulsa en la pestaña Insert del menú Editing Tools del menú de arriba.

Se pulsa en el botón picture y se introduce la ruta de la imagen a introducir. Una vez introducida, se selecciona la imagen y se pulsa el botón Link. Al pulsar este botón se abrirá una ventana para introducir dos textos. El primero es el texto con el que se mostrará el enlace. Es muy muy importante que, si se quiere mostrar una imagen este campo se quede en blanco, porque si no se mostrará ese texto en lugar de la imagen. El segundo campo es la dirección del enlace. Una vez escrita la dirección se pulsa Ok e inmediatamente la imagen contendrá un enlace a la dirección que se haya definido. Por defecto después de añadirle un enlace, la imagen se mostrará con borde. Para poder quitar este borde se selecciona la imagen y se pulsa la pestaña Format Text del menú de arriba.

En este menú se pulsa el botón HTML y se selecciona la opción Edit HTML Source. Se abrirá una ventana con el código HTML de los elementos de la página. Para encontrar la imagen recién insertada hay que encontrar la etiqueta «<a href=» que contiene la dirección del enlace que se acaba de insertar. Después de la dirección viene definida la etiqueta de la imagen. En esta etiqueta viene definido el estilo. Dentro del estilo viene definido el margen con la propiedad «Border». Con poner este elemento con cero px es suficiente para quitar el borde.

Espero esta entrada sea util.

Feliz año nuevo y un saludo

Visibilidad de otro calendario

Publicado: diciembre 23, 2011 de Miguel Pradel en SharePoint Personalización

Una funcionalidad propia del SharePoint 2010 es la posibilidad de mostrar en un calendario los eventos introducidos en otro calendario.

Para ello lo primero es crear un calendario. Se va a utilizar este calendario como calendario principal. Después, en el mismo sitio web, hay que crear otro calendario. En este segundo calendario se introducen eventos.

Una vez creados los dos calendarios, en el primero o calendario principal se pulsa en el botón «Calendars in View», situado en el menú de la izquierda.

Al pulsar se abre una ventana para definir calendarios adicionales para la vista. Se pulsa en «New Calendar».

Al pulsar este botón se muestra el formulario para crear la vista del calendario secundario. Se define el nombre y el color con el que se mostrarán los eventos del calendario secundario en el calendario principal. Después se pulsa el botón «Resolve», para que se busquen otros calendarios accesibles en la dirección URL escrita. Una vez haya resuelto, mostrará las listas que ha encontrado en ese sitio. Se selecciona el calendario que se desea se muestre en el calendario principal y se pulsa el botón Ok. En la página en la que se ven los calendarios que se pueden ver en un calendario, se listan las vistas y se indica, en el campo «Visible en vista», si los eventos de ese calendario son visibles o no en el calendario en el que nos encontramos, en este caso la principal.

Ahora en el calendario principal se verán los eventos que se introduzcan en el calendario Secundario con el color definido en la vista.

Espero sea útil.

Feliz Navidad mañana

Un saludo

Las plantillas creadas en SharePoint 2007 no se pueden utilizar directamente en SharePoint 2010.

Publicado: diciembre 16, 2011 de Alberto Martín Gallego en SharePoint Desarrollo

Las plantillas creadas en SharePoint 2007 no se pueden utilizar directamente en SharePoint 2010. En SharePoint 2007 las plantillas se almacenan como archivos.STP, en SharePoint 2010 plantillas de sitio se almacenan como archivos. WSP. Son formatos diferentes e incompatibles entre sí.

Existe una opción y es la de crear un sitio en el entorno de SharePoint 2007 y luego actualizar ese entorno de SharePoint a 2010. Una vez convertido ya se podrá crear una nueva plantilla en SharePoint 2010.

Referencia de Microsoft:

http://social.msdn.microsoft.com/Forums/en-US/sharepoint2010general/thread/dba58b59-c4aa-4a06-aff8-060b929c4650

Como filtrar en una vista

Publicado: diciembre 16, 2011 de Miguel Pradel en SharePoint Configuración

Al editar o crear una vista de una lista puede ser muy útil filtrar los elementos de la lista. Para poder filtrar, se accede al cuarto campo de la edición de una vista. Por defecto ese campo está configurado para que muestre todos los elementos de la vista. Para filtrar se selecciona la opción que hay debajo. A continuación hay que definir los valores de filtro de las columnas. Se puede definir el valor de filtro de hasta diez columnas. Para definir los filtros, primero hay que seleccionar una columna. A continuación se selecciona el tipo de comparación que se quiere hacer. Por ejemplo: es igual a, es mayor que, es mayor o igual que… etc. Por último se introduce el valor de filtro. En este punto se pueden utilizar las siguientes variables: [Yo] y [Hoy]. Escribiendo la variable [Yo], se filtrarán los elementos de la lista cuyo contenido en esa columna se compare con el usuario actual. La variable [Hoy] sirve para filtrar según la fecha actual. Esta variable, al ser de tipo fecha, permite añadirle operaciones de suma y resta. Es decir, que al definir el valor de filtro, escribiendo [Hoy]-1, filtrará los elementos con la fecha de ayer. Y escribiendo [Hoy]+7, filtrará los elementos con fecha de dentro de una semana.

Por último, si se desea filtrar por otra columna, se repiten los pasos anteriores definiendo otra columna distinta. Pero antes, hay que definir la lógica booleana que relaciona las columnas.

Un saludo

Enlazar datos de una lista en un formulario

Publicado: noviembre 25, 2011 de Miguel Pradel en SharePoint Designer

Una de las ventajas que ofrece SharePoint Designer 2010 es la posibilidad de mostrar los datos de una lista en el formulario de otra. En este caso de ejemplo se van a mostrar en el formulario para ver los datos de un empleado, las acciones formativas que han hecho.

Para comenzar hay que abrir el SharePoint Designer 2010 y abrir la lista en la que se mostrarán los datos, en este caso la lista empleados. En esa lista se va a modificar el formulario para ver un elemento, que es el formulario DispForm.aspx:

En el formulario se pulsa en Modo Avanzado para poder realizar cambios. Se accede al código del formulario y se buscan las siguientes líneas de código:

Dentro de esta etiqueta se tiene que habilitar el botón Vista de Datos, que está dentro de la pestaña Insertar en el menú:

Al pulsar el botón se busca la lista con la que se quieren relacionar datos, en esta caso Acciones Formativas. Una vez se ha añadido la vista deseada, se selecciona y en el menú de arriba se pulsa en el botón Agregar conexión. Las conexiones de las vistas de datos lo que hacen es definir las consultas a la lista relacionada. En este caso, al pulsar, se ha seleccionado Obtener valores de filtro, porque sólo se van a mostrar los datos del empleado que se visualiza en ese momento. En la conexión se define el elemento web de destino, que será empleados, y también que columnas de ambas listas guardan relación entre ellas para poder identificar los elementos de una lista con la otra. Es decir, la columna Apellidos de las acciones formativas contendrá los mismos datos que los Apellidos del empleado que las ha realizado, y por lo tanto ambas listas se pueden relacionar por las columnas Apellidos.

Espero sea de ayuda

Un saludo.

SharePoint y el Look and Feel

Publicado: noviembre 18, 2011 de Carmelo Masegosa Moreno en SharePoint Personalización

SharePoint es una plataforma que nos permite crear una gran variedad de portales web dentro de la empresa. Esto es, una vez que disponemos de esta plataforma, podemos utilizarla para crear por ejemplo un portal de Intranet o Escritorio Virtual, un portal de documentación corporativa o Archivo Digital, un portal de procesos o BPM donde centralizar todos los procesos de la empresa, un portal de Inteligencia de Negocio o BI donde la gerencia pueda disponer de una vista 360º del estado de la compañía y varios otros portales internos a la compañía que explicados detalladamente me valdrían para generar otro post. Pero adicionalmente a estos portales, también podemos implementar con la misma tecnología (con el ahorro de costes que esto supone!), una web corporativa, donde usuarios anónimos puedan acceder para conocer noticias, artículos o documentos corporativos que nos pueda interesar publicar a nuestro gran público objetivo que es Internet.

Dicho esto, y centrándome en el contenido de este post, lo habitual es que las exigencias a nivel de look and feel (diseño, imagen corporativa, branding…) sean lógicamente más altas en un portal donde cualquier usuario externo a la empresa puede acceder, respecto a un portal interno de la empresa, donde todo el mundo que accede es un empleado y conoce su empresa.

Hay que tener en cuenta que SharePoint, está formado sobre «páginas web» y por tanto, es susceptible de ser personalizado con la imagen corporativa de la misma forma y con la misma tecnología (imágenes, hojas de estilos, animaciones, transiciones, etc.) que cualquier otra aplicación web. La única pequeña diferencia es que al contrario de una aplicación web a medida, donde comenzamos sin estructuras ni hojas de estilo y por tanto somos totalmente libres, SharePoint dispone de unas hojas de estilo y estructuras mínimas que son respecto de las que tenemos que partir y por tanto, debemos saber dónde tenemos que «tocar», para aplicar nuestra imagen corporativa a SharePoint.

Por otro lado, es importante indicar que independientemente de conocer donde tocar, el tema del look and feel, no tiene que ver con la funcionalidad de SharePoint sino más bien, como me gusta decir, con el «arte web o el arte de SharePoint», en base a esto hay que indicar en primer lugar que aunque hay consultores con muy buenos conocimientos web, conocimientos de SharePoint y con muy buen gusto que son capaces de aplicar sin problemas a SharePoint una imagen corporativa definida, para conseguir resultados espectaculares o para crear desde cero una nueva imagen corporativa, es necesario disponer de un perfil «Arquitecto de Interfaz de Usuario». En base a todo esto, es evidente que la personalización web y por supuesto dependiendo del nivel de detalle a que se llegue, puede suponer un coste en el proyecto a veces más importante que el coste funcional.

Finalmente quiero dejar una lista de sitios web corporativos que están implementados con tecnología SharePoint y que bajo mi punto de vista tienen algo extraordinario en cuanto a diseño:

http://www.ferrari.com

http://www.endesa.com/es/Paginas/Home.aspx

http://www.rado.com/

http://www.virginiaaquarium.com/Pages/default.aspx

http://www.hyderconsulting.com/en/Pages/home.aspx

http://www.hyro.com/en/Pages/default.aspx

http://www.linklaters.com/pages/index.aspx

http://www.cotc.edu/Pages/index.aspx

http://www.automobilemuseum.org

Un abrazo!